Administration Manager (m/w/d)

Seit mehr als 45 Jahren ist Mondial federführend in der Kongressorganisation tätig – in Wien, Österreich und ganz Europa. Dieser Tätigkeitsbereich mag zwar zahllose technische, logistische und administrative Aufgaben umfassen, dennoch verlieren wir nie unser eigentliches Ziel aus den Augen: Menschen zusammen zu führen!

Kommunikation und Austausch sind essentiell, wenn Verbundenheit entstehen soll – nach dieser Philosophie leben wir. Wir sind offen für Menschen und ihre Ideen!

Für einen tieferen Einblick wer wir sind, was wir machen und was uns auszeichnet besuchen Sie mondialcongress.com

Für unser Team im Head Office in 1040 Wien suchen wir zum ehest möglichen Eintritt für eine Vollanstellung mit 38,5 Stunden/Woche eine/n

Administration Manager (m/w/d)

Sie sind serviceorientiert, arbeiten genau und strukturiert und bewahren auch unter Druck einen kühlen Kopf? Ihnen ist Teamgeist wichtig? Sie nennen gute Englisch- und MS-Officekenntnisse ihr Eigen? Es reizt Sie, unseren tausenden anspruchsvollen Kongressteilnehmern, die wir jährlich aus aller Welt betreuen, bei der Kongressanmeldung und Hotelbuchung ein freundlicher und kompetenter Ansprechpartner zu sein? Sie wollen (Jung-)Wissenschaftlern bei de Einreichung ihrer wissenschaftlichen Arbeit (Abstrakt) helfen? Sie haben eine Hands-On Mentalität und packen an wenn der Projektleiter nach Unterstützung ruft? 

Nehmen Sie diese Chance wahr, in einem erfolgreichen Unternehmen eigenverantwortlich den weiteren Fortschritt mitzugestalten.

Jobbeschreibung:

»   Anlage, Bearbeitung und Erfassung der Teilnehmer über die Kongress Management Software (Anmeldung zum Kongress, Hotelreservierungen, Rahmenprogramm, wissenschaftliche Beiträge) inklusive Verrechnung, Mahnwesen und Abrechnung
»   Einkauf, Abwicklung und Abrechnung von Hotelbuchungen über spezielle Kongresskontingente
»   Beantworten von Fragen, Bearbeitung von Änderungs- und Spezialwünschen der Teilnehmer, Stornierungen und Gruppenanfragen (via Email, Telefon, Chat)
»   Anlage des Abstrakt Systems und Bearbeitung der einkommenden wissenschaftlichen Beiträge in Abstimmung mit dem Projektteam und wissenschaftlichen Komitee
»   Unterstützung des Projektteams bei Aufgaben der generellen Kongressorganisation
»   Unterstützung bei der Abwicklung der Kongresse vor Ort
»   Reisen zu Vorkongressen zur Bewerbung von Veranstaltungen
»   Teilnahme an Vorbesprechungen und Besichtigungen vor Ort

Anforderungsprofil:

»   Maturaniveau, Studium von Vorteil
»   sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, schriftlich wie mündlich
»   touristische Branchenkenntnisse von Vorteil
»   Erfahrungen in der Büroorganisation von Vorteil
»   gute EDV-Kenntnisse

Erwünschte Fähigkeiten und Eigenschaften:

»   Selbstständige und proaktive Arbeitsweise 
»   Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
»   Hohe Serviceorientierung 
»   Stressresistenz 

Diese Position ist mit einem Gehalt von EUR 2.000 auf Basis Vollanstellung (38,5 Stunden) dotiert. Bereitschaft zur Überzahlung nach Abhängigkeit von Qualifikation und Erfahrung ist vorhanden.

Wir freuen uns über Ihre schriftliche Bewerbung (Vertraulichkeit wird garantiert) mit Foto an:

Mondial GmbH & Co. KG
Stefan Walter
Operngasse 20b, 1040 Wien
t +43 1 58804-188
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www.mondial-congress.com