Administration Manager (m/w) | Wien

Seit mehr als 45 Jahren ist Mondial federführend in der Kongressorganisation tätig – in Wien, Österreich und ganz Europa. Dieser Tätigkeitsbereich mag zwar zahllose technische, logistische und administrative Aufgaben umfassen, dennoch verlieren wir nie unser eigentliches Ziel aus den Augen: Menschen zusammen zu führen!

Für einen tieferen Einblick wer wir sind, was wir machen und was uns auszeichnet besuchen Sie mondial-congress.com

Für unser Team im Head Office in 1040 Wien suchen wir zum sofortigen Eintritt eine(n)

Administration Manager (m/w)

Sie sind serviceorientiert, arbeiten genau und strukturiert und bewahren auch unter Druck einen kühlen Kopf? Ihnen ist Teamgeist wichtig? Sie nennen gute Englisch- und MS-Officekenntnisse ihr Eigen? Es reizt Sie, unseren tausenden anspruchsvollen Kongressteilnehmern, die wir jährlich aus aller Welt betreuen, bei der Kongressanmeldung und Hotelbuchung ein freundlicher und kompetenter Ansprechpartner zu sein? Sie wollen (Jung-)Wissenschaftlern bei de Einreichung ihrer wissenschaftlichen Arbeit (Abstrakt) helfen? Sie haben eine Hands-On Mentalität und packen an wenn der Projektleiter nach Unterstützung ruft? 

Dann nehmen Sie diese Chance wahr, in einem erfolgreichen Unternehmen eigenverantwortlich den weiteren Fortschritt mitzugestalten.

Jobbeschreibung

  • Anlage, Bearbeitung und Erfassung der Teilnehmer über die Kongress Management Software (Anmeldung zum Kongress, Hotelreservierungen, Rahmenprogramm, wissenschaftliche Beiträge) inklusive Verrechnung, Mahnwesen und Abrechnung
  • Einkauf, Abwicklung und Abrechnung von Hotelbuchungen über spezielle Kongresskontingente
  • Beantworten von Fragen, Bearbeitung von Änderungs- und Spezialwünschen der Teilnehmer, Stornierungen und Gruppenanfragen (via Email und Telefon)
  • Anlage des Abstrakt Systems und Bearbeitung der einkommenden wissenschaftlichen Beiträge in Abstimmung mit dem Projektteam und wissenschaftlichen Komitee
  • Unterstützung des Projektteams bei Aufgaben der generellen Kongressorganisation
  • Unterstützung bei der Abwicklung der Kongresse vor Ort
  • Reisen zu Vor-Kongressen zur Bewerbung von Veranstaltungen
  • Teilnahme an Vorbesprechungen und Besichtigungen vor Ort

Anforderungen

  • Maturaniveau, Studium von Vorteil
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, schriftlich wie mündlich
  • touristische Branchenkenntnisse von Vorteil
  • Erfahrungen in der Büroorganisation von Vorteil
  • gute EDV-Kenntnisse

Erwünschte Fähigkeiten und Eigenschaften

  • selbstständige und sehr genaue Arbeitsweise
  • hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • hohe Serviceorientierung
  • Stressresistenz

Für diese Position gilt ein KV-Mindestgrundgehalt von EUR 1.598,- brutto pro Monat (Verwendungsgruppe K3 1. Gruppendienstjahr), Bereitschaft zur deutlichen KV-Überzahlung nach Abhängigkeit von Qualifikation und Ausbildung vorhanden. 

Wir freuen uns über deine aussagekräftige, schriftliche Bewerbung mit Foto! (Vertraulichkeit wird garantiert)

Kontakt    

Mondial GmbH & Co. KG
Fr. Sofie Kadanka: Operngasse 20b, 1040 Wien
t 01 58804-101, t 0676/845880200
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www.mondial.at